Dalyvavimas užsienio pirkimuose: dokumentai ir pasiūlymo pateikimas

Dalyvavimas užsienio pirkimuose Lietuvos įmonei reikalauja to paties dokumentų paketo kaip namie (registro išrašas, VMI ir teistumo pažymos, finansinės ataskaitos, sertifikatai), užpildyto EBVPD ir kvalifikuoto elektroninio parašo, o pasiūlymą pateikiate skelbime nurodytoje tos šalies sistemoje. Dalyvauti galite tomis pačiomis sąlygomis kaip vietiniai tiekėjai; praktikoje sustabdo trys dalykai: kalba, Lietuvoje išduotų dokumentų pripažinimas ir parašo formatas.

1. Tinkamumo patikra prieš rengiant pasiūlymą

Nuo 2026 m. sausio 1 d. TED portale skelbiami pirkimai nuo 140 000 EUR be PVM (centrinės valdžios prekės ir paslaugos), 216 000 EUR (kitų perkančiųjų organizacijų prekės ir paslaugos) ir 5 404 000 EUR (darbai): ribas nustato Direktyvos 2014/24/ES 4 straipsnis. Skelbime nurodyta pasiūlymo kalba, pateikimo adresas ir terminas. Atsakykite į keturis klausimus:

• Kalba. Pasiūlymo kalbą nustato pirkimo dokumentai: dauguma šalių reikalauja savo valstybinės kalbos, kaip Lietuva lietuvių kalbos pagal VPĮ 35 straipsnio 5 dalį, o anglų kalba leidžiama tik tada, kai tai įrašyta skelbime.
• Kvalifikacija. Palyginkite apyvartos, patirties ir specialistų reikalavimus su savo rodikliais; trūkstamą dalį gali padengti partneris (6 žingsnis).
• Vykdymo vieta. Jei darbai atliekami užsakovo šalyje, į kainą įskaičiuokite darbuotojų komandiravimą (5 žingsnis).
• Pateikimo sistema. Skelbime nurodytoje nacionalinėje sistemoje paskyrą kurkite iškart.

Latvijos ir Estijos sistemas bei kalbos reikalavimus palygina Baltijos viešųjų pirkimų apžvalga.

2. Dokumentų paketas: ką pasiimti iš Lietuvos

Paruoškite paketą prieš pirmą pirkimą, atnaujinkite pažymas, kurių galiojimą riboja pirkimo dokumentai, o vertimus tvirtinkite taip, kaip reikalaujama: vertėjo parašu arba notaro paliudijimu. Lentelėje nurodytos 2026 m. kainos ir terminai.

Dokumentas	Kur gauti Lietuvoje	Pripažinimas ir vertimas
Juridinių asmenų registro išrašas	Registrų centro savitarna, elektroninis sertifikuotas išrašas (ESI), 1,92 EUR, parengiamas per kelias minutes	Kvalifikuotas elektroninis spaudas, rašytinio dokumento galia; verčiamas, jei reikalaujama
Pažyma apie atsiskaitymą su biudžetu	Mano VMI, prašymas FR0319, išduodama per 3 darbo dienas	Išduodama lietuvių kalba, todėl reikės vertimo
Pažyma apie teistumo nebuvimą (įmonė ir vadovas)	Informatikos ir ryšių departamento elektroninių paslaugų portalas, 20,16 EUR per 10 darbo dienų, skubos tvarka 30,24 EUR per 1 darbo dieną	Elektroninė versija pasirašyta kvalifikuotu el. parašu; verčiama
Finansinės ataskaitos	Įmonės apskaita	Verčiamos tik reikalaujamos ataskaitos ar eilutės
ISO kokybės ir aplinkosaugos vadybos sertifikatai	Akredituota sertifikavimo įstaiga	Pripažįstami visoje ES

Lietuvoje išduoti oficialūs dokumentai Latvijoje ir Estijoje galioja be legalizavimo ir apostilės pagal 1992 m. trišalę teisinės pagalbos sutartį. Vadovo, Lietuvos piliečio, teistumo pažymai apostilės nereikia nė vienoje ES šalyje pagal Reglamentą (ES) 2016/1191. Kai apostilės vis dėlto reikalaujama, Lietuvos institucijų dokumentus apostile tvirtina notarai. Prieš užsakydami vertimus pasitikrinkite e-Certis duomenų bazėje, kuris Lietuvos dokumentas atitinka reikalaujamą pažymą: pagal Direktyvos 2014/24/ES 61 straipsnį perkančiosios organizacijos pirmiausia reikalauja joje aprašytų įrodymų.

Jei perkančioji organizacija nepripažįsta Lietuvoje išduoto sertifikato, remkitės Direktyvos 2014/24/ES 62 straipsnio 1 dalimi: ji privalo pripažinti lygiavertes kitose valstybėse narėse įsteigtų įstaigų pažymas. Pridėkite įrodymą, kad sertifikavimo įstaigą akreditavo nacionalinė akreditacijos įstaiga (Lietuvoje nuo 2026 m. sausio 1 d. tai Lietuvos akreditacijos ir standartizacijos agentūra), o jei atsakymas lieka neigiamas, teikite pretenziją tos šalies tvarka iki pasiūlymų termino.

3. EBVPD užsienio pirkime

EBVPD (Europos bendrasis viešųjų pirkimų dokumentas) yra tiekėjo savideklaracija, kuri pasiūlymo pateikimo metu pakeičia pažymas apie pašalinimo pagrindus ir kvalifikaciją, o pačių dokumentų prašoma tik iš laimėtojo. Nuo 2018 m. balandžio 18 d. EBVPD teikiamas tik elektroniniu būdu, o Europos Komisijos bendra EBVPD paslauga išjungta 2019 m. gegužės 2 d., todėl formą pildote pirkimo dokumentuose nurodytoje nacionalinėje sistemoje.

Ankstesniame pirkime užpildytą EBVPD galite naudoti pakartotinai, jei patvirtinate, kad informacija nepasikeitė. Kai remiatės partnerio ar subtiekėjo pajėgumais, atskirą EBVPD apie save pateikia ir jis.

4. Elektroninis parašas pagal eIDAS

Kvalifikuotas parašas, pagrįstas Lietuvoje išduotu sertifikatu, pagal eIDAS reglamento 25 straipsnio 3 dalį pripažįstamas kvalifikuotu visose valstybėse narėse, o 27 straipsnio 3 dalis draudžia tarpvalstybiniam naudojimui reikalauti aukštesnio lygio parašo. Komisijos sprendimas (ES) 2015/1506 įpareigoja viešojo sektoriaus įstaigas priimti XML, CMS ir PDF formatų pažangiuosius parašus bei ASiC konteinerius.

Problemos kyla ne dėl galiojimo, o dėl formato: viena sistema priima tik pasirašytą PDF, kita reikalauja ASiC konteinerio. Pasirašykite tuo formatu, kurį nurodo pirkimo dokumentai, įkelkite bandomąjį failą dieną prieš terminą, o terminą skaičiuokite užsakovo šalies laiku.

5. Kaina, PVM ir komandiravimas

Kaina turi padengti vertimus, komandiruotes ir pasiūlymo galiojimo užtikrinimą, jei jo reikalaujama. PVM taisyklės yra ES bendros: paslaugas ir prekes kitos ES šalies PVM mokėtojui, kurio kodą pasitikrinote VIES sistemoje, parduodate be lietuviško PVM, o mokestį savo šalyje apskaito pirkėjas.

Jei darbus užsakovo šalyje atlieka Jūsų darbuotojai, galioja komandiruotų darbuotojų taisyklės: iki komandiruotės pradžios apie ją pranešate priimančiosios šalies institucijai, garantuojate bent tos šalies privalomas darbo sąlygas, įskaitant darbo užmokestį, o po 12 mėnesių (18, jei pateikėte motyvuotą pranešimą) komandiruotė tampa ilgalaike ir galioja visos tos šalies darbo sąlygos. Kiekvienam darbuotojui iš anksto užsakykite A1 pažymėjimą: prašymą teikiate per draudėjo paskyrą, Sodra sprendžia per 20 darbo dienų, o pažymėjimas galioja iki 24 mėnesių.

6. Su partneriu ar vienam: jungtinė veikla ir subranga

Direktyvos 2014/24/ES 19 straipsnio 2 dalis leidžia tiekėjų grupėms dalyvauti bet kurios šalies pirkime be konkrečios teisinės formos, o 63 straipsnis leidžia remtis kitų subjektų finansiniu ir techniniu pajėgumu, jei įrodote, kad tie ištekliai Jums bus prieinami. Partneris praverčia, kai trūksta apyvartos, patirties ar vietinio buvimo. Kaip paskirstyti atsakomybę partneriams, aprašo straipsnis apie jungtinės veiklos sutartį pirkimuose.

Subranga tinka, kai turite siaurą kompetenciją ir dirbate su didesniu vietiniu rangovu: pasiūlymą teikia jis, o jei remiasi Jūsų pajėgumais, pateikiate savo EBVPD ir įsipareigojimą dėl išteklių. Kas pasirašo pasiūlymą, kas atsako už sutartį ir kaip sumuojami pajėgumai, aiškina Pirkimai.lt (Tendinf, kasdienis Lietuvos, Latvijos ir Estijos pirkimų naujienlaiškis tiekėjams) vebinaras su WALLESS teisininke apie dalyvavimą pirkime su kitais tiekėjais.