Dirbtinis intelektas viešuosiuose pirkimuose - į ką svarbu atsižvelgti tiekėjui?

Beveik kiekvienas pirkimų stebėjimo įrankis šiandien skelbiasi naudojantis dirbtinį intelektą. Tai, ką pardavėjai žada, ir tai, ką technologija realiai daro, dažnai yra du skirtingi dalykai. Šis straipsnis skirtas pardavimų vadovams, verslo savininkams ir pirkimų specialistams, kurie nori suprasti, kur DI tikrai padeda laimėti viešuosius pirkimus, o kur tiesiog gerai skamba reklamoje.

Kaip realiai veikia viešųjų pirkimų stebėjimas

DI viešuosiuose pirkimuose nėra vienas konkretus sprendimas. Kol pirkimas pasiekia jūsų el. paštą, jis pereina kelis etapus – nuo perkančiosios organizacijos konkurso paskelbimo iki informacijos pateikimo jums – ir kiekviename iš šių etapų gali būti pasitelkiamas DI. Kai įrankio tiekėjas sako „mes naudojame DI", pirmas klausimas turėtų būti: kam konkrečiai?

Jei atsakymas į klausimą „kam konkrečiai DI yra naudojamas" nėra aiškus, tai jau yra atsakymas. Pereikime per kiekvieną grandį atskirai.

Pirma grandis: kaip organizacijos renkasi BVPŽ kodus

Kiekvienas viešasis pirkimas turi BVPŽ kodą. Problema ta, kad kai kuriems produktams ar paslaugoms tikslaus kodo paprasčiausiai nėra. Paprastas pavyzdys: kombainas. Tokio kodo BVPŽ žodyne nėra, todėl perkančioji organizacija priskiria tą, kurį įprastai naudoja, o skirtingos organizacijos tą patį produktą priskiria skirtingoms kategorijoms.

Kitas atvejis - parenkamas netinkamas kodas. Pavyzdžiui laboratorinės įrangos pirkimui parenkamas BVPŽ kodas: 39700000-Buitiniai prietaisai.

Dažnu atveju taip pat parenkami arba per siauri, arba per platūs kodai ir taip būtent čia prasideda visa grandinė: jei kodas pasirinktas netiksliai, viskas, kas vyksta toliau, jau yra reagavimas į klaidą.

Antra grandis: ar įrankis pertvarko netinkamus kodus

Geras stebėjimo įrankis netinkamai priskirtą BVPŽ kodą turi pertvarkyti, kad pirkimas pasiektų tinkamus tiekėjus. Trys variantai, ką gali daryti įrankis:

• Nieko nekeičia. Pirkimas pasieks ne tuos tiekėjus arba nieko nepasieks.

• Keičia su DI be žmogaus tikrinimo. Semantinis tikrinimas, kai DI pats perskaito visus dokumentus ir priskiria kodą, skamba įspūdingai, bet praktikoje yra arba per brangus, arba neįmanomas palaikyti. DI gali priskirti panašų, bet netinkamą kodą, haliucinuoti arba vieną dieną tą patį pirkimą priskirti vienam kodui, kitą kitam. O jei tiekėjo profilyje kodai parinkti netiksliai, pirkimas vis tiek bus praleistas.

• Keičia su DI ir žmogaus patikrinimu. DI atlieka pirminį siūlymą, specialistas patikrina pagal sukauptas vidines taisykles.

Pirkimai.lt (Tendinf UAB) taiko trečiąjį modelį: DI naudojamas pirminei kodų patikrai, tačiau prieš išsiunčiant kiekvieną pirkimą papildomai peržiūri specialistas. Vidinė taisyklių sistema tobulinama jau 15 metų, o Lietuvoje šį procesą prižiūri du dedikuoti kokybės specialistai. Prie kokybės užtikrinimo taip pat prisideda komandos Latvijoje ir Estijoje. Visa tai, kad būtų užtikrinamas atitikmuo (angl. match) sistemoje tarp tiekėjo ir jam aktualaus pirkimo.

Trečia grandis: kaip konfigūruojamas jūsų profilis

Net jei pirkimas sutvarkytas teisingai, jis pasieks jus tik tada, jei jūsų profilyje yra tinkami BVPŽ kodai. Pagrindinės automatinio profilio konfigūravimo problemos:

• Klaidų kartojimasis. Be rankinio tikrinimo DI kartoja tas pačias klaidas. Vieną kartą priskirtas netinkamas kodas tampa „norma".

• Kelios kategorijos. Daugelio įmonių veikla apima kelias BVPŽ grupes (pvz. Mažoji architektūra). DI vieną dieną parenka vienus kodus, kitą kitus. Tai garantuotas pirkimų praleidimas, nes organizacijos linkusios naudoti tuos pačius kodus pakartotinai.

• Bendri aprašymai. DI parenka kodą, kuris „atrodo panašus", bet neatitinka realios įmonės veiklos.

Jei nežinote savo BVPŽ kodų, DI to neišspręs už jus. Reikia žmogaus, kuris įsigilins į veiklą ir sukonfigūruos profilį pagal verslo realybę, ne pagal tai, ką DI „atspėjo".

Ketvirta grandis: dokumentų analizė ir pasiūlymai

Kai pirkimas jau pasiekė jūsų el. paštą, DI gali padėti skaitant dokumentus ir rengiant pasiūlymą. Abi vietos turi savo spąstus.

Konteksto lango problema

Kiekvienas DI modelis turi konteksto langą – ribą, kiek teksto jis gali apdoroti vienu metu. Viešųjų pirkimų dokumentai dažnai šią ribą viršija, todėl DI atsakymą pateikia remdamasis tik dalimi informacijos. Problema ta, kad vartotojas to dažniausiai net nepastebi.

Įmonėms, žadančioms neribotą DI dokumentų analizę už 300–600 eurų per metus, tokio įrankio palaikymas yra brangus. Praktikoje tai dažnai reiškia paslėptus limitus, kurie paaiškėja tik pradėjus aktyviai naudotis sistema.

Pirminis įvertinimas - taip, galutinis sprendimas - ne

Viešųjų pirkimų dokumentai dažnai išskaidyti į kelis failus: skelbimas, techninė specifikacija, kvalifikacijos reikalavimai, klausimai ir atsakymai. Jei DI perskaitė tik vieną iš jų ir pasakė „neatitinkate reikalavimų", o tikroji informacija buvo kitame dokumente, prarasite galimybę. Tikras pirkimų profesionalas visada patikrins DI atsakymą.

Pasiūlymų rengimas: sąlygos, kurių apeiti negalima

• Kiekviena perkančioji organizacija pateikia savo formas, kurių privaloma laikytis. Bendrinis DI to nežino.

• Atsakomybė už pateiktą pasiūlymą lieka tiekėjui, ne DI.

• Geriausiai veikia įmonės vidinis DI sprendimas, pritaikytas jos veiklai.

Renkantis pirkimų įrankį

Trys klausimai, kuriuos verta užduoti tiekėjui prieš pasirašant sutartį:

• Kam konkrečiai naudojamas DI šiame įrankyje? Ar parenka kodus pirkimams? Ar konfigūruoja profilį? Ar analizuoja dokumentus? Ar yra žmogus, kuris tikrina DI sprendimus? Įvertinkite ir tai, kokius klausimus iš tikrųjų užduotumėte DI pokalbių langui. Jei atsakymas yra „nežinau", gali būti, kad tokios funkcijos jūsų procesams iš esmės nereikia.

• Ar yra bandomoji versija ir kaip ji veikia po „streso testo\"? Naudokite įrankį intensyviai – tikrinkite DI pokalbių lango ribas, pavyzdžiui, kada jis nustoja generuoti atsakymus dėl dienos ar naudojimo limitų. Tai padės suprasti ne demonstracinį veikimą, o faktines sistemos galimybes.

• Kokius pirkimus būtumėte gavę praeityje? Paimkite paskutinių 2–3 mėnesių ar net metų pirkimus, kuriuos žinote, kad turėjote gauti, ir patikrinkite, ar įrankis juos būtų atsiuntęs. Jei neatitinka, ateityje šią informaciją paprasčiausiai praleisite.

Vienas dalykas, kurio DI negali pakeisti

Tai, ko gero, svarbiausia šio straipsnio mintis. DI iš prigimties nėra deterministinis – tas pats klausimas rytoj gali pateikti kitokį atsakymą. Viešųjų pirkimų stebėjimo kontekste tai reiškia vieną dalyką: dalis verslo galimybių gali būti tiesiog praleidžiamos.

Pirkimų stebėjimas turi veikti pagal aiškias, pastovias taisykles, kaip gerai sureguliuotas procesas, o ne kaip eksperimentas. DI gali padėti dirbti greičiau, bet pačias taisykles turi nustatyti ir prižiūrėti žmogus. Tai nėra DI trūkumas, tai tiesiog realybė, kurią verta suprasti prieš renkantis įrankį.